1. Éditeur et acceptation
Doctalis est un produit édité par CodHash Agency Ltd, société privée à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 15446527, dont le siège social est situé 71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londres, WC2H 9JQ, Royaume-Uni.
En utilisant le site, en demandant une démo, en utilisant l’essai gratuit ou en souscrivant à l’application sans contrat signé, vous acceptez ces conditions, y compris la section 12. Lorsqu’un bon de commande, un contrat de service ou un accord de traitement des données a été signé, ce document prévaut sur ces conditions pour les sujets qu’il couvre.
2. Public professionnel
Doctalis est destiné aux professionnels de santé autorisés et à leur personnel habilité. Vous devez avoir la capacité d’engager votre cabinet ou votre organisation et fournir des informations exactes.
3. Fonction de Doctalis
Doctalis capte ou reçoit des éléments de consultation et prépare des transcripts, des brouillons de documents cliniques et une assistance de workflow. Tout document médical reste un brouillon tant qu’un médecin ne l’a pas relu, corrigé et validé ; la signature est facultative.
Doctalis est un assistant de documentation. Il propose du contenu (transcripts, brouillons de documents, résumés patient, recherches dans les dossiers validés) et aide le professionnel à rédiger ses documents ; il ne prend aucune décision médicale et n’émet ni diagnostic, ni prescription, ni recommandation de traitement. Chaque sortie est une proposition que le professionnel doit relire, corriger et valider manuellement avant tout usage ; aucune sortie ne doit être partagée ni utilisée pour les soins sans cette validation.
Doctalis ne remplace ni le jugement clinique, ni l’examen du patient, ni les services d’urgence, ni les obligations légales et déontologiques du professionnel. Le service ne doit jamais être présenté comme un système autonome de diagnostic ou de prescription.
4. Essai gratuit
Un professionnel de santé peut créer un compte sur app.doctalis.com et utiliser Doctalis gratuitement, sans engagement. L’essai prend fin 30 jours après la finalisation de votre inscription ou après 400 consultations, au premier des deux termes atteint. Vous disposez ensuite de 24 heures pour finaliser vos comptes rendus en cours (lorsque l’essai prend fin à 400 consultations, dans la limite de dix (10) consultations en cours). L’utilisation est alors suspendue, sauf l’export des données, jusqu’à la souscription d’un abonnement.
Les données saisies pendant l’essai sont chiffrées en transit et au repos. Elles ne sont jamais vendues ni partagées à des fins publicitaires, et ni nous ni nos prestataires ne les utilisons pour entraîner des modèles d’IA ; seuls CodHash et les prestataires décrits dans la Politique de confidentialité les traitent.
Vous pouvez exporter vos données à tout moment pendant l’essai et pendant 30 jours après sa fin. Sans abonnement souscrit dans ces 30 jours, le compte est clôturé : les documents validés (comptes rendus finaux) non exportés sont conservés dans une archive chiffrée pendant deux ans au plus, puis supprimés ; toutes les autres données, ainsi que les données exportées, sont supprimées ; dans les deux cas, sauf celles que la loi nous oblige à conserver.
L’essai est un usage professionnel : les règles d’information des patients, de consentement et de secret professionnel de la section 8 s’appliquent, ainsi que l’accord de traitement des données présenté dans l’application.
5. Démonstrations et données patient
Les démonstrations et réservations de démo doivent utiliser des informations synthétiques ou totalement anonymisées. N’y saisissez, ni dans un e-mail qui nous est adressé, aucun nom de patient, enregistrement, antécédent ou autre donnée sensible. Les données cliniques réelles ne peuvent être utilisées que dans l’application Doctalis, y compris pendant un essai gratuit, selon les présentes conditions, l’accord de traitement des données qui y est présenté et ses contrôles de conformité.
6. Comptes et sécurité
Vous êtes responsable de votre compte, de votre appareil et de vos moyens d’accès. Signalez rapidement tout accès suspect. Il est interdit de partager une session ou de contourner les rôles du cabinet, l’audit, les limites d’usage ou les mécanismes de sécurité.
7. Usage autorisé
Il est interdit de :
- utiliser Doctalis illégalement ou sans autorité sur les données transmises ;
- téléverser du contenu malveillant, sonder d’autres utilisateurs ou cabinets, ou contourner les contrôles d’accès ;
- utiliser un texte généré sans la relecture clinique requise ;
- revendre, aspirer ou désassembler le service sauf droit impératif contraire ;
- effectuer des tests de sécurité hors des limites de la politique de divulgation coordonnée.
8. Responsabilités du cabinet
Le cabinet est responsable de l’information et du consentement des patients lorsque requis, du secret professionnel, des habilitations, de la conservation légale du dossier médical, de l’exactitude des documents validés et du respect du droit local de la santé et des données.
Entre CodHash et le cabinet, le professionnel qui valide un document assume en dernier ressort la responsabilité de son contenu médical et de toute décision prise sur cette base. Dans la mesure permise par la loi, le cabinet garantit CodHash contre toute réclamation de tiers, patients compris, née de décisions médicales, de documents validés ou de l’usage d’une sortie sans la relecture requise, sauf dans la mesure où cette réclamation résulte d’un manquement de CodHash aux présentes conditions, d’une négligence de CodHash, de son personnel ou de ses sous-traitants, d’un défaut du service ou d’un cas dont la responsabilité ne peut être limitée selon la section 12.
9. Confidentialité et prestataires
Les données personnelles et cliniques sont traitées selon la Politique de confidentialité et, pour le service professionnel, l’accord de traitement applicable. Le service recourt aux sous-traitants listés dans la Politique de confidentialité et dans cet accord (notamment, à ce jour, Infomaniak Network SA pour l’hébergement en Suisse, Gladia et Scaleway SAS pour la transcription et la génération de texte assistée par IA dans l’Union européenne, ainsi que Cloudflare, Inc. pour la diffusion réseau et le stockage des sauvegardes chiffrées, aux États-Unis et certifié au Data Privacy Framework Suisse–États-Unis et UE–États-Unis), uniquement selon les conditions contractuelles qui y sont prévues.
10. Propriété intellectuelle
Le logiciel, la marque, l’interface et le contenu du site Doctalis appartiennent à CodHash Agency Ltd ou à ses concédants. Vous conservez les droits sur les données et documents transmis licitement. Vous concédez à CodHash les droits limités nécessaires au traitement de ce contenu et à la fourniture du service, précisés le cas échéant par le contrat de service signé.
11. Disponibilité et évolutions
Nous travaillons à maintenir le service disponible et sûr, mais des maintenances, incidents prestataires et évolutions peuvent survenir. Une fonction bêta ou preview peut changer et ne doit pas être considérée comme une infrastructure clinique garantie sauf stipulation contraire du contrat signé.
12. Responsabilité et suspension
Dans les limites permises par la loi, le site public est fourni sans garantie de disponibilité continue. Lorsqu’un contrat client signé prévoit d’autres garanties, niveaux de service, limites de responsabilité ou droits de résiliation, ce contrat prévaut sur la présente section.
En l’absence de contrat signé, et dans toute la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de CodHash pour l’ensemble des réclamations nées du service ou en lien avec celui-ci, quel qu’en soit le fondement, est limitée aux sommes versées par le cabinet pour le service au cours des 12 mois précédant le fait générateur de la réclamation. Cette limite s’applique de la même manière pendant l’essai gratuit et pendant un abonnement payant.
Dans toute la mesure permise par la loi, CodHash n’est pas responsable des dommages indirects ou consécutifs, du manque à gagner, de la perte de chiffre d’affaires, d’activité, de clientèle ou d’économies escomptées, qu’ils soient directs ou indirects, ni de la perte de données que le cabinet aurait pu éviter en utilisant la fonction d’export, sauf si cette perte résulte d’un manquement de CodHash à la section 4 ou à ses obligations de sécurité.
Chaque sortie étant une proposition soumise à la relecture et à la validation du professionnel, CodHash n’est pas responsable, dans toute la mesure permise par la loi, des décisions médicales, du contenu des documents validés ni des conséquences de l’usage d’une sortie sans la relecture requise ; ils relèvent du cabinet et du professionnel qui valide les documents (sections 3 et 8).
Aucune stipulation des présentes conditions ne limite ni n’exclut la responsabilité de CodHash en cas de décès ou de dommage corporel causé par sa négligence ou celle de son personnel ou de ses sous-traitants, ni en cas de fraude, de déclaration frauduleuse, de dol, de faute intentionnelle, de faute grave ou de faute lourde imputables à CodHash, ni toute autre responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue en vertu du droit applicable, notamment l’article 100 du Code des obligations suisse lorsque le droit suisse s’applique.
Ces limites ne s’appliquent qu’aux réclamations entre CodHash et le cabinet ou ses utilisateurs. Elles ne limitent ni les droits des patients ou des autres personnes concernées, ni les pouvoirs des autorités de protection des données. Chaque limitation de la présente section est distincte et divisible : si l’une d’elles est jugée inapplicable, les autres continuent de s’appliquer.
Nous pouvons restreindre un accès pour traiter un usage illégal, un risque de sécurité, un impayé ou un manquement grave, avec des mesures proportionnées et le préavis requis par le contrat ou la loi.
13. Droit, modifications et contact
Ces conditions sont régies par le droit de l’Angleterre et du Pays de Galles, avec compétence des juridictions d’Angleterre et du Pays de Galles, sous réserve des droits impératifs applicables. Pour les clients établis en Suisse, le traitement des données respecte la loi fédérale sur la protection des données (nLPD) ; pour les clients établis dans l’Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Un contrat client signé peut prévoir un autre droit. Si une stipulation des présentes conditions est jugée nulle ou inapplicable, les autres stipulations continuent de s’appliquer. Les modifications s’appliquent pour l’avenir et les changements importants seront signalés raisonnablement. Contact : hello@codhash.com.