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Doctalis

Protection des données

Politique de confidentialité

Comment Doctalis traite les données de contact, de compte et cliniques, et comment exercer vos droits.

1. Responsable

Doctalis est un produit édité par CodHash Agency Ltd, société privée à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 15446527, dont le siège social est situé 71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londres, WC2H 9JQ, Royaume-Uni.

Pour le site public, les demandes de démo, l’administration des comptes, la sécurité et la facturation, CodHash Agency Ltd agit comme responsable du traitement. Contact : hello@codhash.com.

2. Rôles pour les données cliniques

Pour les données patient et de consultation saisies par un cabinet, le cabinet détermine normalement les finalités et moyens du traitement et agit comme responsable du traitement. Doctalis agit comme sous-traitant, selon les instructions documentées du cabinet et l’accord de traitement des données applicable.

Le cabinet reste responsable de l’information des patients, de la base légale, du consentement lorsqu’il est requis, du secret professionnel et de la conservation du dossier médical pendant la durée légale. Doctalis ne prend aucune décision médicale.

3. Données traitées

Selon votre interaction avec Doctalis, nous pouvons traiter :

  • données de démo : les informations que vous saisissez en réservant un appel de démonstration sur notre page Cal.com, et les demandes de démo reçues par l’ancien formulaire du site (email professionnel, nom, fonction, établissement, téléphone, pays et message), que le site ne collecte plus ;
  • données techniques : adresse IP, appareil/navigateur, pages consultées, horodatages et journaux de sécurité ;
  • données de compte et cabinet : identité, authentification, appartenance, profil professionnel (dont le téléphone professionnel et une éventuelle demande d’appel de démonstration) et configuration, dont le vocabulaire de métier ajouté par le praticien ;
  • retours envoyés au support depuis l’application : le message, la page concernée, le navigateur et la taille de l’écran et, si l’utilisateur la joint, une capture d’écran, qui peut montrer ce qui était affiché, données de patients comprises ;
  • données cliniques, uniquement dans l’application Doctalis (y compris pendant un essai gratuit) : identifiants patient, audio, transcripts, notes, documents, signatures le cas échéant et événements d’audit ;
  • données commerciales : abonnement, factures et état des paiements, sans stockage direct des données complètes de carte bancaire ; les paiements sont traités par Stripe.

4. Finalités et bases légales

Nous utilisons les données pour des finalités déterminées :

  • répondre aux demandes de démo et commerciales, dans le cadre de démarches précontractuelles et de notre intérêt légitime à répondre ;
  • créer les comptes et fournir le service souscrit ;
  • protéger les comptes, enquêter sur les incidents, prévenir les abus et respecter nos obligations légales ;
  • traiter les informations cliniques selon les instructions documentées du cabinet ;
  • envoyer des communications facultatives uniquement avec un consentement valide ou une autre base légale applicable.

5. Données de santé et IA

Ne saisissez jamais de donnée patient ou de santé réelle en réservant une démo ou dans un e-mail qui nous est adressé. Les données patient réelles ne peuvent être saisies que dans l’application Doctalis, y compris pendant un essai gratuit, selon les présentes conditions et l’accord de traitement des données qui y est présenté.

Doctalis produit des brouillons. Le médecin doit relire, corriger et valider chaque document médical final ; la signature est facultative. Une sortie automatisée n’est ni un diagnostic, ni une prescription, ni une décision clinique.

6. Prestataires et destinataires

L’accès est limité aux personnes autorisées de CodHash et aux prestataires nécessaires. Le site public est hébergé en Suisse par Infomaniak Network SA. Il ne collecte plus de demandes de démo : celles reçues par son ancien formulaire sont conservées dans une base distincte, hébergée en Suisse par Infomaniak Network SA, et accessibles aux seules personnes autorisées de CodHash, qui les consultent dans la console d’administration de l’application, protégée par une authentification. Jusqu’au retrait de ce formulaire, chacune de ces demandes a aussi été notifiée, avec son contenu, aux membres autorisés de l’équipe CodHash par message privé sur Discord (Discord, Inc., États-Unis) ; ces messages y restent jusqu’à ce que nous les supprimions. Pour le site, Cloudflare, Inc. assure la diffusion et la protection réseau, et les polices de caractères du site sont chargées depuis Google Fonts (Google LLC, États-Unis), qui reçoit votre adresse IP et des informations sur votre navigateur au chargement d’une page. Les appels de démonstration se réservent sur notre page Cal.com (Cal.com, Inc., États-Unis), qui traite pour nous les informations que vous y saisissez ; si vous demandez un appel de démonstration lors de votre inscription dans l’application, vos nom, adresse email, numéro de téléphone et fuseau horaire sont transmis à Cal.com pour le réserver. Pour l’application, les emails de compte, comme les codes de connexion, sont envoyés via Resend (Plus Five Five, Inc., États-Unis), sans contenu médical, certifié au Data Privacy Framework UE–États-Unis ; pour les personnes en Suisse, ce transfert repose sur les garanties contractuelles de son accord de traitement des données. Les paiements sont traités par Stripe. Si vous choisissez la connexion avec un compte Google, Google traite cette connexion en tant que responsable de traitement distinct.

L’application Doctalis (app.doctalis.com et api.doctalis.com : serveurs applicatifs, base de données et stockage des fichiers) est hébergée en Suisse par Infomaniak Network SA. Pour les données cliniques, l’application recourt aux sous-traitants suivants, soumis aux mêmes obligations de protection des données que CodHash, dont l’interdiction de réutiliser les données ou de les utiliser pour entraîner des modèles :

  • Infomaniak Network SA (Suisse) : hébergement des serveurs applicatifs, de la base de données et du stockage des fichiers ;
  • Gladia (Union européenne) : transcription parole-texte et distinction des voix, et transcription en direct pendant l’enregistrement et des dictées de notes du praticien ;
  • Scaleway SAS (France) : génération de texte assistée par IA (Generative APIs, traitement dans l’Union européenne) et, en secours seulement, transcription des enregistrements lorsque le service n’est pas configuré pour utiliser Gladia, sans réutilisation ni entraînement ;
  • Cloudflare, Inc. (États-Unis) : diffusion et protection réseau d’app.doctalis.com et d’api.doctalis.com, y compris la connexion chiffrée (TLS) par laquelle transitent les données (les échanges, données de santé comprises, passent par ses serveurs pour y être filtrés), et stockage des sauvegardes chiffrées, qu’il ne peut pas lire ; certifié au Data Privacy Framework Suisse–États-Unis et UE–États-Unis (décisions d’adéquation).

7. Transferts internationaux

Doctalis est édité par une société britannique, mais les bases de données et fichiers de l’application sont hébergés en Suisse, à laquelle la Commission européenne reconnaît un niveau de protection adéquat, et aucune donnée de santé de patient n’est stockée au Royaume-Uni (hors sauvegardes chiffrées, dont la localisation n’est pas garantie contractuellement). La transcription parole-texte et la génération de texte assistée par IA sont réalisées dans l’Union européenne, à laquelle le Conseil fédéral suisse reconnaît un niveau de protection adéquat. Tout autre transfert hors de la Suisse et de l’Espace économique européen repose sur une garantie appropriée : une décision d’adéquation (notamment pour le Royaume-Uni) ou des clauses contractuelles types.

Les prestataires suivants sont des sociétés américaines : Cloudflare, Inc. (diffusion et protection réseau placées devant le site et l’application, et stockage des sauvegardes chiffrées de l’application), certifié au Data Privacy Framework Suisse-États-Unis et UE-États-Unis (décisions d’adéquation) ; Cal.com, Inc. (réservation des appels de démonstration) ; Discord, Inc. (notification interne des demandes de démo reçues par l’ancien formulaire du site) ; Resend (Plus Five Five, Inc. ; emails de compte, sans contenu médical), certifié au Data Privacy Framework UE-États-Unis, ce transfert reposant, pour les personnes en Suisse, sur les garanties contractuelles de son accord de traitement des données ; et Stripe (paiement, données traitées notamment aux États-Unis par Stripe, Inc.), sous le Data Privacy Framework. Google LLC (États-Unis, Data Privacy Framework) fournit les polices de caractères du site (Google Fonts) et, si vous choisissez la connexion avec un compte Google, traite cette connexion en tant que responsable de traitement distinct. Pour les personnes situées en Suisse, les communications de données à l’étranger respectent les articles 16 et 17 de la loi fédérale sur la protection des données (nLPD).

8. Utilisateurs en Suisse

Lorsque nous traitons des données personnelles de personnes en Suisse, la loi fédérale sur la protection des données (LPD, dite « nLPD »), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, s’applique également. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de remise des données, à exercer comme indiqué à la section 11.

Le site et l’application Doctalis sont hébergés en Suisse (voir les Mentions légales). La diffusion réseau et les sauvegardes chiffrées de l’application (Cloudflare), les emails de compte (Resend), le paiement (Stripe), les polices de caractères du site (Google), la réservation des appels de démonstration (Cal.com) et la notification interne des demandes de démo passées (Discord) impliquent des transferts vers les États-Unis, décrits aux sections 6 et 7.

L’autorité de surveillance suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, Suisse.

9. Conservation

Les demandes de démo reçues par l’ancien formulaire du site sont conservées 24 mois après la dernière demande de la personne, puis supprimées automatiquement (hors copies Discord mentionnées à la section 6). Les données de compte, contrat et facturation sont conservées pendant la relation puis selon les délais légaux applicables. Les données d’un compte d’essai gratuit peuvent être exportées pendant l’essai et pendant 30 jours après sa fin. Si aucun abonnement ne suit, le compte est alors clôturé : les documents validés (comptes rendus finaux) non exportés sont conservés dans une archive chiffrée pendant deux ans au plus, puis supprimés ; toutes les autres données, ainsi que les données exportées, sont supprimées ; dans les deux cas, sauf celles que la loi nous oblige à conserver.

Dans l’application, les données cliniques suivent des durées de conservation fixes, non configurables : l’audio de consultation est conservé 90 jours et la transcription 180 jours, puis supprimés (une transcription source d’un document validé est conservée avec celui-ci, pour la provenance) ; un brouillon non validé est supprimé après 90 jours dès lors qu’il figure dans un export complet des données du cabinet, téléchargé par l’un de ses membres, et est sinon conservé jusqu’à son export ou la clôture du compte ; les documents validés sont conservés pendant la durée du contrat et exportables à tout moment ; à la fin du contrat, les données sont restituées puis supprimées après un délai d’export ; le cabinet restant responsable de la conservation légale du dossier médical. Les journaux de sécurité et techniques (dont le journal des e-mails envoyés par le service : empreinte de l’adresse du destinataire et identifiant du message chez le prestataire d’envoi) sont conservés en Suisse pendant 12 mois ; le contenu chiffré d’un e-mail dont l’envoi a été définitivement abandonné ou n’a pas pu être confirmé est effacé au plus tard trois (3) jours après ; les journaux de traçabilité, sans contenu médical (identifiants, statuts, dates, empreintes de fichiers), sont supprimés au plus tard dix (10) ans après leur enregistrement ; les retours envoyés au support depuis l’application sont supprimés, avec leur capture d’écran, douze (12) mois après leur envoi. Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées de façon irréversible, sauf obligation de conservation.

Sauvegardes : la base de données de l’application est sauvegardée en continu et chaque nuit ; ses fichiers (dont les enregistrements audio) chaque nuit. Ces copies sont chiffrées sur nos serveurs, avec une clé que Cloudflare ne détient pas, puis stockées chez Cloudflare, Inc. (service R2, centres de données d’Europe de l’Ouest, sans garantie contractuelle de localisation ; société américaine certifiée au Data Privacy Framework Suisse-États-Unis et UE-États-Unis), qui ne peut pas en lire le contenu. Elles servent uniquement à restaurer le service après un incident et à vérifier régulièrement que cette restauration fonctionne. Une donnée supprimée n’est plus restaurable après sept (7) mois au plus ; des fragments chiffrés, rattachés à aucune sauvegarde, peuvent subsister au-delà dans ce stockage, illisibles sans la clé, jusqu’à leur effacement.

10. Sécurité

Nous appliquons contrôle d’accès, chiffrement en transit et au repos, autorisations de stockage limitées, audit, isolation entre cabinets, états cliniques validés et scellés cryptographiquement et procédures d’incident. Aucun service internet ne garantit un risque nul. Utilisez la page Sécurité pour un signalement coordonné plutôt qu’un e-mail ordinaire.

11. Vos droits

Selon la loi applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement, et retirer votre consentement sans remettre en cause le traitement antérieur licite. Écrivez à hello@codhash.com en précisant Doctalis. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire.

Pour des données patient contrôlées par un cabinet, contactez d’abord ce cabinet ; nous l’assisterons comme sous-traitant. Vous pouvez aussi saisir l’ICO britannique, le PFPDT en Suisse, l’autorité de protection des données de votre État membre de l’Union européenne ou l’autorité compétente de votre pays.

12. Modifications et contact

Cette politique peut évoluer avec le produit, les prestataires ou la loi. Toute modification importante sera signalée sur cette page ou dans le produit. Questions et demandes de droits : hello@codhash.com.